british american tobacco japan - 個人情報保護方針
ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン個人情報の保護に関する方針
顧客や従業員等の個人情報の漏えい・滅失・き損等を防止すること、意図した目的のためにのみかかる個人情報が使用されること、関連法規が要求する「通知」をすること、以上のことを実行するためにこの「プライバシーに関する方針」（以下、「プライバシー・ポリシー」といいます）を作成しました。また、プライバシー・ポリシーを作成したもう一つの目的は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年5月30日法律第57号、以下「法」といいます）、及び関係各省庁が発表したガイドラインの要求を満たすことにあります。
Q. 「法」によると、どのような情報が個人情報とされるのですか。
A. 個人情報とは、生存する個人（個人に限定され、法人は含みません）に関する情報であって、それによって特定の生存する個人を識別することができるものをいいます。
Q. 「プライバシー・ポリシー」による義務を負うのはどの会社ですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社（以下、「ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン」といいます。）です。
Q. どのような目的で、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは個人情報を保有するのですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、以下の事項を利用目的として個人情報を保有する可能性があります。
- 消費者の苦情や質問に答えるため。
- 消費者に代替品を提供するため。
- 懸賞の応募者への賞品送付を含め、懸賞を管理運営するため。
- 販売促進物品を提供するため。
- 市場調査をするため。
- アンケートの回答者等に対し、ブリティッシュ・アメリカン・タバコの新製品や販売促進活動、その他のイベント、懸賞について知らせるため。
- 仕入先や顧客に年賀状等を送付するため。
- 従業員の連絡先を最新のものに保つため。
- 販売店の担当範囲を立案するため。
- サービスの提供を手配するために販売店に連絡をとるため。
- 販売店による販売を促進するため。
- ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの事務所への訪問者を記録するため。
- 従業員を特定し、連絡を取るため。
- 執行部の業務遂行のため。
- IT等の緊急事態において、ベンダー（製造供給元）に連絡を取るため。
- 販売員らに新店舗の情報を知らせるため。
- 秘密保持契約に署名した者を特定するため。
- 従業員にサービスを提供するため。
- 会社からの贈答品を発送するため。
- 必要な監査を実施するため。
- 従業員を勧誘・補充するため。
Q. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、どのようにして個人の情報の正確性を維持するのですか。
A. 後述の安全対策に加え、従業員及び然るべき第三者に対し、「法」に基づく同人らの義務についての詳細な説明書を送付して当該義務についての理解の徹底を図り、個人情報の正確性維持に努めます。
Q. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、どのようにして個人データを保護するのですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、以下に示すように、(1)組織的側面、(2)人事的側面、(3)技術的側面及び(4)物理的側面における安全保障措置を講じることにより、個人情報の漏えい・滅失・き損等を防止するよう努めます。
組織的側面において
- 社内規定等で説明されるアクセスの制限、バックアップ、その他の統制。
- 記録の定期的な更新。
- 個人データに関する問題を担当する者として、チーフ・プライバシー・オフィサーを任命する。
- 社内規定等における違反、漏出、保存に関する報告手続の遵守。
- ベンダーの選定基準の設定／契約条項。
人事的側面において
- 従業員及びベンダーへの「法」による義務の通知。
- 適切な契約条項。
- 教育及び研修。
- 社内規定等を毎年見直すこと。
技術的側面において
- 個人データへのアクセスの制限と統制。
- 情報システムに影響を与える違法ソフトウェアに対する方策。
- 個人データの利用及び移転に関する監督及び統制。
物理的側面において
- 適切な安全対策
Q. 管理されている個人データが第三者に提供されることはありますか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、第三者に個人データを売却したり賃貸したりすることはありません。懸賞を含む販売促進活動に必要な個人情報・データを収集もしくは加工し、または消費者にブリティッシュ・アメリカン・タバコの製品やイベント、販売促進活動に関する情報を提供するため、サービス・プロバイダーとしての代理店（エージェンシー）を使用することはありますが（その場合、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは代理店の業務遂行を監督いたします）、かかる場合及び以下に述べる場合を除き、個人データを第三者に提供することはありません。小売店の連絡先等の情報については、小売店に対するサービスの提供を容易にするため、サービス・プロバイダーとしての代理店等に当該情報が提供される可能性があります。また、独立の監査人によって実施される監査に関し、個人データを開示する可能性があります。但し、本人から要求があった場合には、個人情報の代理店等への提供を停止いたします。従業員の個人データは、人事関連の事項に関してブリティッシュ・アメリカン・タバコの関連会社と共同で利用し、また従業員にサービスを提供するため代理店と共同で利用する可能性があります。
ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、個人データの開示を「法」によって要求される場合、本人が後述の条件に従って当該個人情報の開示を要求する場合、法令によって開示を強制される場合、その他の限定された状況（例えば、人の生命、健康または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき）において、当該個人情報を開示します。
Q. 本人による開示の要求や苦情に対し、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンはどのように対応するのでしょうか。
A. 個人データに関するすべての要求及び苦情は、このウェブサイトを通じてチーフ・プライバシー・オフィサーに送られます。
本人から、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンが保有する個人データを開示するよう求められた場合、必要な開示手続に従うことを条件とし、かつ、開示が違法であったり、開示請求者本人（または第三者）の生命、健康、財産を侵害するものであったり、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの業務を著しく妨げるものであったりしない限り、当該個人データを開示いたします。ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、合理的な態様の要請があった場合、「法」の関連条項及びブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンによる確認のための調査を前提として、不正確または不正に取得されたものである旨通告された個人データについて、訂正・修正・削除し、または利用を停止いたします。また、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、個人データの訂正等を行った場合当該事実を遅滞なく通知し、行わなかった場合には、遅滞なくその理由を説明いたします。
保有個人データの開示を求めるための手続においては、開示請求者が本人であることを証明すること、及びある程度の具体性をもって個人情報の型を特定することが要求されます。もし代理人により開示の請求をする場合には、代理人は代理権限を証明しなくてはなりません。ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、請求手続が開示請求者にとって過重な負担にならないよう努力いたします。
Q. 個人データの請求に際して、個人はどのようにして人物の同一性を証明するのですか。
A. 申請の態様に応じて、最低限要求される証拠は以下のとおりですが、同一性確認のための追加情報を求める場合があります。
- 来所：運転免許証、健康保険の被保険者証、年金手帳、パスポート、印鑑証明書と実印
- オンライン：IDとパスワード
- 電話：生年月日、コールバック
- 郵便：「来所」による申請に関して列挙されている上記書面等の写し
- 代理人：本人による申請と同じ情報であるが、本人署名の手紙の添付が必要
Q. 開示を請求する場合手数料が必要になりますか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、申請に対処するための費用や労務に見合った合理的な金額の手数料を請求する可能性があります。