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個人情報保護方針

 

ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン個人情報の保護に関する方針


顧客や従業員等の個人情報の漏えい・滅失・既存等を防止すること、意図した目的のためにのみかかる個人情報が使用されること、関連法規が要求する「通知」をすること、以上のことを実行するために、この「個人情報の保護に関する方針」(以下「プライバシーポリシー」といいます)を作成しました。
また、プライバシーポリシーを作成したもう一つの目的は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日法律第57号、以下「法」といいます)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日法律第27号、以下「番号法」といいます)及び関係各省庁が発表したガイドラインの要求を満たすことにあります。

Q. 「法」によると、どのような情報が個人情報とされるのですか。
A. 生存する個人(個人に限定され、法人は含みません。)に関する情報であって、以下のいずれかにあたるものをいいます。

  1. 特定の生存する個人を識別することができるもの(ほかの情報と容易に照合でき、それによって特定の個人を識別できるものを含みます)
  2. 個人識別符号が含まれるもの

Q. 「プライバシーポリシー」上の個人情報取扱事業者はどの会社ですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社(以下「ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン」といいます)です。

Q. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは個人情報の取得に際し、どのような方針を取っているのですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、個人情報の取得に際して、偽りその他不正の手段をとることなく、適切かつ公正な手段によって取得することとします。

また、要配慮個人情報(本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により被害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記載が含まれる個人情報)は法に定める場合を除き、本人の同意なく取得することはせず、特定個人情報(個人番号(番号法第2条第5項)及び個人番号をその内容に含む個人情報)は、番号法に定める場合を除いて、取得または保管はしないものとします。

Q. どのような目的で、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは個人情報を保有するのですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、以下の事項を利用目的として個人情報を取得する可能性があります。なお、本人の同意を得た場合、または法令に規定されている場合を除き、取得した個人情報を以下の目的以外には使用しません。

  • 消費者の苦情や質問等に答えるため
  • 消費者に代替品を提供するため
  • 懸賞の応募者への商品送付を含め、懸賞を管理運営するため
  • 商品販売時に必要な成人認証を実施するため
  • 販売促進物品を提供するため
  • 市場調査をするため
  • アンケートの回答者等に対し、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの新商品や販売促進活動、その他のイベント、懸賞について知らせるため
  • 仕入先や顧客に年賀状等を送付するため
  • 従業員の連絡先を最新のものに保つため
  • 販売店の担当範囲を立案するため
  • サービスの提供を手配するために販売店に連絡を取るため
  • 販売店による販売を促進するため
  • ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの事務所への訪問者を記録するため
  • 執行部の業務遂行のため 
  • IT等の緊急事態において、ベンダー(製造供給元)に連絡を取るため
  • 販売員らに新店舗の情報を知らせるため
  • 秘密保持契約に署名した者を特定するため
  • 従業員にサービスを提供するため
  • 会社からの贈答品を発送するため
  • 必要な監査を実施するため 
  • 従業員を勧誘・補填するため

Q. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、どのようにして個人の情報の正確性を維持するのですか。
A. 後述の安全対策に加え、従業員及び然るべき第三者に対し、「法」に基づく同人らの義務についての詳細な説明書を送付して当該義務についての理解の徹底を図り、個人データの正確性維持に努めます。

Q. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンはどのようにして個人データを保護するのですか。
A. ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは以下に示すように(1)組織的側面、(2)人事的側面、(3)技術的側面及び(4)物理的側面における安全保障措置を講じることにより、個人情報の漏えい・滅失・き損等を防止するよう努めます。

組織的側面において

  • 社内規程等で説明されるアクセスの制限、バックアップ、その他の統制
  • 記録の定期的な更新
  • 個人データに関する問題を担当する者として、チーフ・プライバシー・オフィサーを任命
  • 社内規程等における違反、漏出、保存に関する報告手続の遵守
  • ベンダーの選定基準の設定/契約に含めるべき条項の設定

人事的側面において

  • 従業員及びベンダーへの「法」による義務の通知
  • 適切な契約条項の設定
  • 教育及び研修
  • 毎年の社内規程等の見直し

技術的側面において

  • 個人データへのアクセスの制限と統制
  • 情報システムに影響を与える違法ソフトウェアに対する方策
  • 個人データの利用及び移転に関する監督及び統制

物理的側面において

  • 適切な安全対策(適切な遮蔽措置、入室管理等)

Q. 管理されている個人データが第三者に提供されることはありますか。
A. 以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供することはありません。なお、以下の(E.)ないし(H.)に基づく第三者への提供については、本人からの要求があった場合にはその提供を停止するものとし、要配慮個人情報を含む場合には、本人の同意を得るものとします。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  5. 独立の監査人によって監査が実施されるとき(法令上要求されているものを除く)
  6. 懸賞を含む販売促進活動に必要な個人情報・データを収集もしくは加工し、または消費者にブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの製品やイベント、販売促進活動に関する情報を提供するため、サービスプロバイダーとしての代理店(エージェンシー)を使用するとき
  7. 小売店に対するサービスの提供を容易にするため、サービスプロバイダーとしての代理店(エージェンシー)を使用するとき
  8. 従業員のデータにつき、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンの関連会社と共同で利用するほか、従業員へのサービスを提供するため、サービスプロバイダーとしての代理店(エージェンシー)を使用するとき

Q. 本人による開示の要求や苦情に対し、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンはどのように対応するのでしょうか。
A. 個人データに関する全ての要求及び苦情は、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンのチーフ・プライバシー・オフィサーに送られ、事案に応じてリーガル部門や広報・渉外部門とともに処理を担当します。また、必要に応じて他部署とも連携を図ります。以下の問い合わせフォームから、連絡を取ることが可能です。また、デジタルツールの利用に際して個人情報を提供した場合には、利用規約に記載されている問い合わせ先を利用することも可能です。
  お問い合わせ先はこちら 

Q. 保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止、第三者提供の停止等(以下「開示等」といいます)を求めるには、どのような手続を踏めばよいですか。
A. 上記の問い合わせフォームを通じて担当部署へ連絡していただくとともに、以下の本人確認に必要な書類等をご準備いただきますが、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは、請求手続が開示請求者にとり開示請求者によって過重な負担とならないように努力します。

<来所の場合>

以下の書類等のうち、いずれか1点の提示

  1. 運転免許証
  2. 健康保険の被保険者証
  3. 年金手帳
  4. パスポート
  5. 印鑑証明書及び実印

<オンライン>

  1. ID及びパスワード

<電話>

  1. 生年月日
  2. コールバック

<郵送>

来所手続に必要となる上記書類の写しの送付

<代理人>

  1. 成年被後見人の場合 後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明事項
  2. 未成年の場合    本院の戸籍謄本又は扶養家族が記入された保険証(写)
  3. 任意代理人の場合  本人による手続に必要な書類等に加え、本人署名の委任状

Q. 開示等の請求が認められない場合はあるのでしょうか。
A. (A)公共の利益または当社の利益を保護する必要がある場合、(B)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、(C)開示等が法令等に違反する場合、(D)その他代替手段がある等の場合を除き、ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは開示等を実施します。個人データの訂正等を行った場合には、遅滞なくその事実を通知するとともに、開示等の請求に応じることができない場合には、遅滞なくその理由を説明いたします。

Q. 開示等を請求する場合、手数料は必要になりますか。
A. 請求に対応するための費用や労務に見合った合理的な手数料を請求する可能性があります。

Q. 開示等の請求に必要な書類を郵送する場合の宛先はどこになりますか。
A. 以下の宛先までお送りください。
① 住所
      〒107-6220 東京都港区赤坂9-7-1 ミッドタウンタワー
     ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社 
     個人情報保護相談窓口宛
② 電話番号(デジタルツールに関する個人情報)及び受付時間  
      03-6440-5700(本社): 月曜日から金曜日(祝日及び年末年始を除く)9時30分から17時まで
      0120-010-657(お客様相談室): 年中無休(祝日、年末年始を含む)9時から21時まで

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